Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Pengambilan keputusan dilakukan dengan pendekatan sistematis terhadap permasalahan melalui proses pengumpulan data menjadi informasi serta ditambah dengan faktor – faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Menurut Herbert A. Simon (Kadarsah, 2002:15-16), tahap – tahap yang harus dilalui dalam proses pengambilan keputusan sebagai berikut : 

1.     Tahap Pemahaman ( Inteligence Phace )

                        Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah.

2.   Tahap Perancangan ( Design Phace )

                Tahap ini merupakan proses pengembangan dan pencarian alternatif tindakan / solusi yang dapat diambil. Tersebut merupakan representasi kejadian nyata yang disederhanakan, sehingga diperlukan proses validasi dan vertifikasi untuk mengetahui keakuratan model dalam meneliti masalah yang ada.

3.   Tahap Pemilihan ( Choice Phace )

      Tahap ini dilakukan pemilihan terhadap diantaraberbagai alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perencanaan agar ditentukan / dengan memperhatikan kriteria – kriteria berdasarkan tujuan yang akan dicapai.

4.   Tahap Impelementasi ( Implementation Phace )

Tahap ini dilakukan penerapan terhadap rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap perancanagan serta pelaksanaan alternatif tindakan yang telah dipilih pada tahap pemilihan.

Beberapa keuntungan penggunaan SPK antara lain adalah sebagai berikut (Surbakti, 2002):

1. Mampu mendukung pencarian solusi dari berbagai permasalahan yang kompleks.

2. Dapat merespon dengan cepat pada situasi yang tidak diharapkan dalam konsisi yang berubah-ubah.

3. Mampu untuk menerapkan berbagai strategi yang berbeda pada konfigurasi berbeda secara cepat dan tepat.

4. Pandangan dan pembelajaran baru.

5. Sebagai fasilitator dalam komunikasi.

6. Meningkatkan kontrol manajemen dan kinerja.

7. Menghemat biaya dan sumber daya manusia (SDM).

8. Menghemat waktu karena keputusan dapat diambil dengan cepat.

9. Meningkatkan efektivitas manajerial, menjadikan manajer dapat bekerja lebih singkat dan dengan sedikit usaha.

10. Meningkatkan produktivitas analisis.

Penyelesaian Masalah

Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai keputusan, dan beberapa elemen pemecahan harus ada. Ketika proses pemecahan masalah mulai berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab atau sumber masalah.

Dalam menyelesaikan masalah, seorang manajer akan banyak membuat keputusan. Adapun yang dimaksud dengan keputusan adalah suatu aksi atau strategi yang dipilih. Sedangkan, tindakan dalam menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang dihadapi dinamakan pengambilan keputusan. Biasanya ada beberapa aksi atau strategi yang dapat dipertimbangkan oleh manajer. Perlu diperhatikan bahwa salah satu kunci penyelesaian masalah adalah mampu mengidentifkasi berbagai alternatif keputusan.

G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton

Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah baik yang bersifat terstuktur, tidak terstuktur, maupun semi-terstuktur. Ada beberapa jenis keputusan berdasarkan sifat dan jenisnya, menurut Herbet A. Simon :

1)     Keputusan Terprogram.

Yaitu Keputusan yang bersifat berulang dan rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya.

2)     Keputusan Tak Terprogram.

Yaitu keputusn yang bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah tersebut. Dalam mengambil keputusan dibutuhkan adanya beberapa tahapan menurut Herbet A.

Elemen-elemen Proses Penyelesaian Masalah

Agar seorang manajer mampu dan berhasil dalam menyelesaikan masalah maka harus ada beberapa elemen, yaitu bentuk/aturan standar, informasi dan pemecah masalah (manajer).

Hubungan antar elemen proses pemyelesaian masalah dapat dilihat pada Gambar 7.1.

 

                                                                                                                     

Gambar 7.1. Elemen-elemen dari Proses Penyelesaian Masalah

Dengan adanya masalah yang timbul maka munculah istilah kriteria solusi (solution criterion). Kriteria solusi sesuatu yang menggambarkan perbedaan keadaan saat ini dengan keadaan yang diharapkan, atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Contohnya, jika standar menetapkan sedikitnya produk yang dihasilkan adalah 100 unit TV per hari, dan rata-rata produksi saat ini adalah 70 unit TV per hari. Solusi masalah ini adalah meningkatkan produksi per hari sedikitnya 30 unit TV. 30 unit TV tersebut dalam hal ini merupakan kriteria solusi. Contoh lainnya, jika standar menetapkan tingkat kecelakaan lalulintas pada tahun ini adalah 2 kejadian per hari, dan rata-rata tingkat kecelakaan saat ini adalah 10 kejadian per hari. Maka solusi dari masalah tersebut adalah menurunkan tingkat kecelakaan perhari sedikitnya 8 kejadian. 8 kejadian kecelakaan tersebut merupakan criteria solusi.

Struktur Masalah

Dalam proses mengidentifikasi permasalahan yang timbul, kadangkala kita sering terjebak dengan suatu keadaan antara masalah dan gejala (symthoms). Sehingga penting sekali untuk mengetahui perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala daripada masalah. Secara umum karakteristik dari gejala yaitu :

·       Menggambarkan masalah secara parsial

·       Mengikuti kaidah gunung es

Dengan demikian manajer harus melihat di balik gejala untuk menemukan penyebab masalah yang sesungguhnya.

Adapun struktur masalah (problem structure) dari suatu persoalan dibagi atas tiga (3) bentuk, yaitu :

·                 Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer. Permasalahannya memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh manajer (pemecah masalah).

·                 Masalah yang tidak terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sama sekali tidak dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Misalnya masalah personil pada suatu departemen karena adanya perbedaan prilaku, budaya, dan lain-lain.

·                 Masalah yang semi-terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sebagiannya dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk membangun pabrik baru. Sebagian elemen misalnya biaya tanah, pajak, biaya pengiriman bahan baku, dapat diukur. Namun, elemen lainnya seperti bencana alam, dan sikap masyarakat, sukar diidentifikasi dan diukur.

 

Gambar 7.2. Penyelesaian Berdasarkan Struktur Masalah

Secara sederhana dapat kita lihat beberapa langkah penyelesaian masalah secara Umum, sebagai berikut :

1. Pahami permasalahan tersebut dengan baik

Bedakan antara masalah dan gejala, dengan :

• Menganggap semua kondisi sebagai suatu gejala

·       Mencari akar permasalahan sebenarnya dari gejala-gejala yang timbul

2. Identifikasi solusi sebanyak-banyak (alternatif solusi)
3. Evaluasi semua solusi yang telah diidentifikasi
4. Uji segi kelayakan dan dampak yang ditimbulkannya dengan memperhitungkan semua kendala yang ada.
5. Putuskan, solusi yang dipilih untuk menyelesaikan masalah

Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

Sistem pendukung keputusan adalah sistem interaktif berbantuan komputer yang mendukung pemakai dalam kemudahan akses terhadap data dan model keputusan dalam upaya membantu proses pengambilan keputusan yang efektif dalam memecahkan masalah yang bersifat semi terstruktur dan tidak terstruktur, karena itu harus mampu:

·       Ditambah/ dikembangkan

·       Mendukung analisis data dan model desisi

·       Berorientasi pada masa yang akan dating

·       Digunakan dalam waktu yang tidak terjadwal

PENGERTIAN MODEL

Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity).Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan

Terdapat 4 jenis model dasar :

• Model Fisik, Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan, atau prototype model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.

• Model Naratif, Menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan.Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling populer. sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model. 

• Model Grafik, Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada pemegang saham dan para manajer. Digunakan juga dalam rancangan sistem informasi. Contohnya bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram – DFD).  

• Model Matematika  Sebagian besar dalam pembuatan model bisnis saat ini tertuju pada model matematika. Semua rumus / persamaan matematika adalah suatu model matematika. Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit daripada model yang biasa digunakan dalam matematika. Keunggulannya adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek serta menyediakan kemampuan prediksi.  Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak (multidimensional) dibanding model grafik yang hanya dua dimensi atau model fisik yang tiga dimensi.

Penggunaan Model

·       Memberikan pengertian, artinya entitas lebih mudah mengerti jika berbgai elemen dan hubungan yang terdapat di tampilkan secara lebih sederhana.

·       Memfasilitaskan komunikasi, keempat jenis model tersebut dapat mengkomunikasi informasi secara akurat kepada orang yang memahami bentuk, kata-kata, grafis dan matematis

·       Memprediksi masa depan, ketepatann di prediksi oleh model matematis, yang dapat meramalkan masa depan, tetapi 100 belum akurat. Karena tergantung dengan data yang masuk

Model Matematika merupakan jenis yang berperan sangat penting dalam DSS. Model ini dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi – pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan mencapai optimisasi.

1.     Model Statis atau Dinamis.

Model Statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel, model yang berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu foto. Sedangkan Model Dinamis menyertakan waktu sebagai variabel, dan menggambarkan perilaku entitas dari waktu ke waktu, seperti suatu film.

2.     Model Probabilistik atau Deterministik.

Model Probabililistik mencakup peluang terjadinya sesuatu, yang berkisar antara 0,00 (sesuatu yang sama sekali tidak mungkin) hingga 1,00 (sesuatu yang pasti). Sedangkan model yang sebaliknya adalah Model Deterministik.

3.     Model Optimisasi dan Model Suboptimisasi.

Model Optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, dimana masalahnya harus terstruktur sangat baik. Model Suboptimisasi, sering disebut satisficing model, yang memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, dimana model tersebut menyerahkan tugas kepada manajer untuk mengidentifikasi keputusan yang akan menghasilkan hasil terbaik.

Simulasi
Tindakan menggunakan model disebut dengan simulasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam simulasi adalah :

1.     Skenario, digunakan untuk menggambarkan kondisi yang memengaruhi simulasi.

2.     Variabel keputusan, yaitu nilai yang dimasukkan manajer untuk mengukur dampak pada entitas.

Teknik Simulasi.

Model ini menghasilkan solusi yang terbaik menggunakan scenario tertentu dan variable-variabel keputusan. Penting untuk menjalankan model sub-optimasi berulang kali guna mencari kombinasi variable keputusan yang menghasilkan hasil yang memuaskan.
Format Output Simulasi

Melibatkan berbagai elemen scenario dan variable keputusan pada layar atau halaman yang sama, dengan demikian akan jelas input yang mana yang menghasilkan output.
Contoh Pemodelan

Eksekutif perusahaan dapat menggunakan model matematis untuk membuat beberapa keputusan kunci. Para eksekutif ini dapat menyimulasikan dampak dari:

1.     Harga produk

2.     Jumlah investasi pabrik yang dibutuhkan untuk menyediakan kapasitas untuk memproduksi produk.

3.     jumlah yang akan diinvestasikan dalam aktivitas pemasaran, seperti iklan dan penjualan langsung

4.     Jumlah yang akan diinvestasikan dalam penelitian dan pengembangan

Input Model

Menunjukkan input yang digunakan untuk memasukkan elemen data scenario untuk kuartal sebelumnya dan menunjukkan elemen scenario untuk kuartal berikutnya.

Output Model

Para eksekutif mendapatkan output yang lebih detail dalam bentuk tampilan di layar atau cetakan.

Keuntungan dan Kerugian Pembuatan Model

Manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut:

·       Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar, dimana pada setiap proyek model dipelajari sesuatu yang baru mengeenai sistem fisik

·       Kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk bebrapa bulan, kuartal, atau tahun

·       Model menyediakan daya prediksi – suatu pandangan ke masa depan – yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain

·       Model lebih murah daripada metode trial and error; dimana proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu maupun perangkat lunak dan keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan

keputusan yang buruk.

Adapun kerugian utama yang mengimbangi pembuatan model adalah:
1. Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan mengahasilkan suatu model yang tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru dijelaskan, seseorang dalam perusahaan harus memperkirakan nilai-nilai dari elemen-elemen data skenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat diperlukan dalam menerapkan keputusan yang didasarkan pada simulasi
2. Diperlukan keahlian matematika tingkat tinggi, untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks, keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat.

Untuk mengatasi kerugian tersebut, dilakukan perubahan dengan mengkombinasikan peralatan pembuatan model yang lebih memudahkan pemakai dan manajer yang lebih mengerti informasi dan komputer. Disamping itu peningkatan keahlian matematika mutlak dilakukan untuk mampu mengimbangi model yang semakin rumit.

Konsep GDSS

Sistem Pendukung Keputusan Berkelompok (Group Decision Support System) merupakan
“Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (atau tujuan) bersama yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama”

Jika anggota bertemu pada waktu yang sama disebut Synchronus Exchange.Co.: rapat komite.

Jika para anggota bertemu pada waktu yang berlainan disebut Asynchronus Exchange.

 Co.: komunikasi melalu e-mail.

1.     Ruang Keputusan, merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka.

2.     Jaringan Keputusan Setempat, jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan setempat atau LAN.

3.     Pertemuan Legislatif, jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan, pertemuan legislatif diperlukan. Ukuran besar menimbulkan kendala-kendala tertentu pada komunikasi.

4.     Konfrensi bermedia Komputer, beberapa aplikasi OA memungkinkan komunikasi antar kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis, aplikasi ini dikenal dengan Teleconference.

Keuntungan GDSS

·       Mendukung pemprosesan pararel dari informasi dan ide partisipan.

·       Mengijinkan grup yang lebih besar berpartisipasi dengan informasi, pengetahuan yang lebih banyak.

·       Mengijinkan grup menggunakan teknik terstruktur atau tidak terstruktur dalam mengerjakan tugas.

·       Menawarkan akses mudah dan cepat ke informasi eksternal.

·       Membantu partisipan berhubungan dengan gambaran yang lebih jelas.

·       Menyediakan stuktur untuk merencanakan proses dan menjaga grup tetap di jalurnya.

·       Menginjinkan beberapa user berinteraksi secara bersamaan.

·       Mencatat semua informasi secara otomatis.

Peran DSS dalam Menyelesaikan Masalah

DSS dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan khusus manajer. Istilah sistem pendukung keputusan (Decision Support System-DSS) digunakan untuk mendeskripsikan sistem yang dirancang membantu manajer memecahkan masalah tertentu. Ide dasarnya adalah agar manajer dan computer dapat bekerja sama untuk memecahkan masalah.

 Pemecahan masalah diperoleh melalui tahapan-tahapan dasar dan menggunakan kerangka berfikir yang umum sebagaimana berlaku dibanyak perusahaan. Dengan mengikuti pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah, manajer melihat sistem secara keseluruhan.